Внедрение Битрикс24 в Стерлитамаке

Компании из Стерлитамака обращаются к нам с одинаковой формулировкой: Битрикс24 стоит несколько лет, деньги за лицензию уходят, а сделки живут в почте и в голове коммерческого директора. В карточке под сотню полей, в воронке два десятка стадий, роботы шлют письма клиентам, которые уже год как ушли к конкуренту. Вопрос звучит не «внедрять ли CRM», а «портал есть, но не работает – что с ним делать».

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России – от Калининграда до Стерлитамака и дальше на восток. Разбор чужой настройки – отдельная работа со своим порядком действий, и начинается она не с кнопок, а с фактов о том, как компания продаёт.

Симптомы: по каким признакам видно, что портал заброшен

Мы называем это «портал в коме»: формально всё работает, фактически ничего не происходит. Сделки создаются автоматически из почты и телефонии, но не двигаются. Обязательные поля заполнены точками. Отчёты никто не открывал с момента настройки. Историю переписки менеджеры хранят в личных ящиках, а не в карточке.

Отдельный признак – параллельная система учёта. Если рядом с порталом живёт таблица, в которую отдел продаж действительно смотрит каждый день, значит, портал не описывает их работу. Чинить нужно именно это расхождение, а не интерфейс.

Как устроен аудит и что оказывается в отчёте

Разбор занимает 1–2 дня и опирается на выгрузку последних двухсот сделок. Считаем долю дошедших до оплаты, средний срок жизни сделки, реальную заполняемость каждого поля, время простоя на каждой стадии. Затем отдельно беседуем с руководителем и с менеджерами: расхождение в их описании процесса показывает, где именно теряются заявки.

В отчёте по каждому объекту портала – воронке, полю, роботу, интеграции – стоит одно из трёх решений: оставить, переделать, удалить. К нему прилагается техническое задание и смета, на которые уходит ещё 2–3 дня. Цена фиксируется в договоре до начала работ.

Лишнее: поля, стадии, направления

• Поля, заполненные меньше чем в трети сделок за год, уходят в дополнительный блок; данные сохраняются.
• Стадии, которые сделка проходит за минуту, объединяем: их заводили для отчётности, а не для работы.
• Пустые направления сделок, оставшиеся от экспериментов, удаляем – они путают статистику.
• Дубли компаний склеиваем по ИНН: в базах промышленных поставщиков один контрагент нередко заведён трижды.

Смысл чистки не в аккуратности. Карточка на один экран – это порог, ниже которого менеджер перестаёт обходить систему стороной.

Дыры: чего в таких порталах обычно не хватает

Пока лишнее не убрано, нехватку не видно. После чистки становится очевидно: нет расчёта суммы по позициям, поэтому спецификации готовят в Excel и цифры расходятся со счётом. Нет задач смежным отделам – снабжение и склад узнают о заказе из чата. Нет ни одного отчёта, которому верит собственник, потому что стадии в воронке не отражают реальность.

Достраиваем ровно это: расчёт по каталогу, шаблоны спецификаций и счетов с подстановкой из карточки, автозадачи на подготовку отгрузки, три отчёта – конверсия по этапам, причины отказов, план-факт по выручке. Сводку удобно отправлять в Telegram, чтобы руководитель не заходил в портал ради двух чисел.

Длинные сделки и закупки комбинатов

Экономика Стерлитамака держится на большой химии и переработке, и значительная часть местного бизнеса – это поставщики и подрядчики комбинатов, работающие по всей Республике Башкортостан. Цикл сделки здесь измеряется месяцами: запрос, техническое сравнение, конкурентная процедура на площадке, договор, поставка партиями, закрывающие документы. Стандартная коробочная воронка на такое не рассчитана – она предполагает, что сделка либо выиграна, либо проиграна за пару недель.

Мы перестраиваем её под длинный цикл: отдельная стадия ожидания итогов процедуры, поле с датой вскрытия заявок, напоминания за неделю и за день, разбиение поставки на этапы с суммами. Без этого половина сделок выглядит «зависшими», хотя на деле идёт по плану.

Роботы: настраиваем заново, а не отключаем всё разом

Соблазн выключить автоматику целиком велик, но тогда вместе с рассылками по мёртвой базе пропадут напоминания, ради которых систему и покупали. Мы выгружаем список роботов и бизнес-процессов с датами последнего срабатывания и сортируем: вредные – отключить, полезные – перенести на новую воронку, недостающие – написать. Действует правило «одно событие – один робот»: когда на стадию навешано пять действий, найти причину сбоя потом невозможно.

Отдельно проверяем всё, что уходит наружу. Автоматические письма и SMS в чужих порталах чаще всего настроены по факту создания сделки, без проверки актуальности контакта, поэтому рассылка уходит и тем, кто отказался год назад. Мы добавляем условие по дате последней активности и признаку согласия, а сами шаблоны переписываем: письмо от поставщика промышленного оборудования и письмо интернет-магазина не могут выглядеть одинаково.

Разница во времени с Москвой и рабочие часы автоматики

Стерлитамак живёт на два часа впереди Москвы, а заказчики и подрядчики у местных компаний часто московские. В брошенных порталах это почти никогда не учтено: напоминания срабатывают по серверному времени, задачи ставятся на нерабочие часы, а отчёт за день закрывается тогда, когда смена ещё идёт. Мы выставляем календарь рабочего времени, привязываем к нему сроки задач и правила эскалации, а созвоны с московскими контрагентами планируем окном, в котором рабочие часы Стерлитамака и столицы совпадают.

Что делать с задачами и базой знаний

Раздел задач в заброшенных порталах обычно захламлён: сотни просроченных, половина от уволенных сотрудников. Разбор простой – закрываем всё старше полугода, оставшееся перераспределяем, дальше вводим шаблоны повторяющихся работ. Туда же переносим регламенты и инструкции: база знаний нужна не для красоты, а чтобы новый менеджер входил в работу за день. Настройка раздела задач, проектов и согласований – от 70 000 ₽ и около двух недель.

Когда мы предлагаем собрать портал заново

Пересборка оправдана в трёх случаях: несколько бизнесов и юрлиц смешаны в одной структуре без разделения прав; всё держится на самописных процессах, автора которых нет; данные испорчены так, что чистка дороже импорта. Тогда разворачивается новый портал, переносятся контакты, компании, закрытые сделки, файлы и записи разговоров, а старый месяц стоит в режиме чтения. Это внедрение под ключ: от 180 000 ₽, три-четыре недели.

Решение принимает владелец бизнеса, а не подрядчик, поэтому в отчёте мы приводим обе оценки в часах. Если ремонт съедает больше двух третей срока полноценного внедрения, чинить смысла нет: деньги те же, а структура остаётся унаследованной от чужих решений и через год снова упрётся в потолок.

Стоимость, сроки и что происходит после запуска

Реанимация без глубоких переделок сопоставима с экспресс-запуском – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней. Восстановление обмена с 1С – от 90 000 ₽ и две недели, телефония с мессенджерами в одном окне – от 35 000 ₽ и три дня, сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц. Лицензию вы покупаете напрямую у вендора, мы её не перепродаём. После сдачи идут две обучающие сессии с видеозаписью и тридцать дней бесплатных доработок.

Если заявки приходят из интернета, разбирать стоит всю цепочку сразу – от объявления до оплаты; смежные задачи описаны в разделе автоматизация бизнеса, а техническая поддержка закрывает сопровождение сайта и портала вместе.

Портал есть, а толку нет – начните с разбора, а не с новых покупок. Звоните +7 (901) 417-22-12: посмотрим вашу настройку, покажем слабые места и назовём срок и цену до старта работ.