Роскомнадзор и персональные данные: как избежать штрафов за нарушения на сайте

У промышленного предприятия сайт редко работает сам по себе. Форма запроса коммерческого предложения связана с CRM, CRM обменивается данными с 1С, 1С выгружает отчёты в общую папку. Персональные данные контактного лица заказчика проходят через всю эту цепочку, и вопрос соответствия закону сводится к простому: знаете ли вы, в каких системах они оседают и кто в них заходит.

Химические, машиностроительные и строительные компании Стерлитамака обычно строят закупки и продажи через B2B-запросы. Данные там не массовые, зато чувствительные: должность, прямой телефон, служебная почта, иногда скан доверенности.

Путь запроса от формы до учётной системы

Мы прослеживаем маршрут по шагам и фиксируем каждую остановку. Обычно их четыре: база сайта, ящик отдела продаж, карточка контрагента в CRM, документ в 1С. К этому добавляются две неучтённые: копия в мессенджере руководителя и файл-выгрузка в общей папке, к которой доступ есть у всего отдела. Обе не описаны нигде, и обе всплывают при первой же серьёзной проверке.

Формы с прикреплением файлов

Анкета дилера, заявка на тендер, отправка технического задания – всё это формы с загрузкой документов. Загруженные файлы складываются в папку на сервере, и чаще всего она открыта по прямой ссылке: имя файла угадывается, индексация не запрещена. Мы закрываем такие каталоги, переносим приём файлов в защищённое хранилище и настраиваем автоматическое удаление по истечении срока обработки.

Внутренний контур и внешний сайт

Заводы часто держат корпоративные системы внутри своей сети, а сайт – на стороннем хостинге. Это разумно, но требует ясности:

• какие данные остаются на хостинге, а какие сразу уходят внутрь;
• по какому каналу идёт передача и защищена ли она шифрованием;
• где лежат резервные копии сайта и не выгружаются ли они в зарубежное облако;
• кто из внешних подрядчиков имеет доступ к серверу и админ-панели.

Последний пункт мы разбираем отдельно: у сайтов старше пяти лет обычно есть логины двух-трёх бывших исполнителей, которые давно с предприятием не работают.

Сервисы, о которых забывает служба IT

Даже строгий B2B-сайт обрастает внешними скриптами: счётчик аналитики, виджет обратного звонка, форма подписки на новости отрасли, чат для дилеров. Каждый из них означает передачу данных третьим лицам, и каждый должен быть перечислен в политике с указанием цели. Это скучная работа, но именно она делает защиту персональных данных сайта проверяемой, а не декларативной.

Как мы приводим сайт в порядок

Срок работ – от четырёх до восьми рабочих дней:

• проверяем страну размещения хостинга, почты и резервных копий;
• переносим хранение на российскую площадку, если это требуется;
• закрываем каталоги с загруженными файлами и настраиваем их удаление по сроку;
• ставим в формах отдельную галочку согласия со ссылкой на политику;
• наводим порядок в доступах и готовим сведения для уведомления оператора в Роскомнадзор.

Дальше сайт можно передать на регулярную поддержку, чтобы схема не разъезжалась после каждой доработки.

Мы собираем только телефон, мы всё равно оператор?

Да. Телефон вместе с именем позволяет определить конкретного человека, а объём собранного значения не имеет. Разница лишь в том, что описывать придётся меньше полей.

Данные лежат на сервере внутри предприятия, этого достаточно?

Для требования о хранении в России – достаточно. Но остаются вопросы доступа: кто входит в систему, ведётся ли журнал, что происходит с копиями. Аудит смотрит на оба слоя.

Нужно ли трогать сайт-каталог без форм?

Если там нет ни формы, ни чата, ни счётчиков, обработки действительно нет. На практике счётчик стоит почти всегда, а вместе с ним появляется и уведомление о cookie, и абзац в политике.

Разберём вашу цепочку от формы до учётной системы: +7 (901) 417-22-12. Смотрите также сайты для заводов и цены на работы.